Viele unserer Vereinsmitglieder gehen davon aus, dass sich unsere ehrenamtlichen Mitarbeiter und Techniker zu unseren Öffnungszeiten lediglich mit den Mitgliedern beschäftigen müssen. Leider ist das in der heutigen Zeit weit von der Realität entfernt.
Im Durchschnitt muss sich jeder Mitarbeiter nach ca. 3 Stunden, eine Stunde um die gesetzlich vorgeschriebene Bürokratie kümmern.
Dazu gehören unter anderem:
➔ Genaue Protokollierung der Einhaltung aller Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
➔ Prüfungen der Mitgliederliste.
➔ Buchhaltung und deren Protokollierungen.
➔ Planungen von vorgeschriebenen Lehrgängen.
➔ Protokollierung der Sicherheitsvorschriften unserer Vereinswerkstatt.
➔ Natürlich auch das gelegentliche Aufräumen und die Erfassung der vorhandenen Werkzeuge.
➔ Akribisches Erfassen der durchgeführten Arbeiten in unserer Vereinswerkstatt.
➔ Buchhaltung der Verbrauchsmaterialien in unserer Werkstatt und dem allgemeinen Vereinsbetrieb.
➔ Kontrolle der Anruflisten, um zu erfassen, wie viele Anrufe getätigt wurden.
➔ Zusammenstellung der Kassenbelege für die allgemeine Buchführung.
➔ Regelmäßige Kassenprüfung.
➔ Eintragung neuer Mitglieder und natürlich auch Prüfungen der Kündigungen.
➔ Es muss sogar protokolliert werden, wer diese Protokolle protokolliert.
➔ Ebenso muss erfasst werden, ob vorgeschriebene wiederkehrende Lehrgänge durchgeführt wurden.
➔ Unsere Vereinswerkstatt muss zweimal pro Jahr durch eine Versicherung und die Feuerwehr geprüft werden.
➔ Alleine die Protokollierung dieser zwei Vorgänge verbraucht ca. 10 Stunden ehrenamtliche Arbeitszeit.
➔ Selbst der Verzehr von Lebensmitteln (jemand bringt belegte Brötchen mit) muss notiert werden.
➔ Wir haben eine Trittleiter in unserer Vereinswerkstatt: Selbst hier muss nachgewiesen werden, dass jeder Mitarbeiter im richtigen Umgang damit geschult wurde.
Es gibt noch mehr vollkommen überzogene Vorschriften, die wir nicht verstehen, aber dennoch einhalten müssen.
Um es mal auf den Punkt zu bringen: Mehr als ein Viertel unserer ehrenamtlich bereitgestellten Arbeitszeit müssen wir für die Bürokratie opfern. Da ist es verständlich, dass wir gelegentlich innerhalb unserer Öffnungszeiten einfach keine Zeit haben, uns um unsere Vereinsmitglieder zu kümmern. Wir können neben unserer Freizeit, in der wir ehrenamtlich für den Verein arbeiten, nicht noch einmal Freizeit bereitstellen, um uns um die Bürokratie zu kümmern.
Darum haben Sie bitte immer Verständnis dafür, dass wir stellenweise einfach mal nicht erreichbar sind.
Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Mitgliedschaft.