» Blog
Ein "normaler" KPCF-Tag
Nachricht
Allgemein
Ein "normaler" KPCF-Tag

Auch im Computerzeitalter wird sehr viel der zu leistenden Vereinsarbeit noch von Hand erledigt.

Viele Mitglieder sind sich nicht bewusst, dass die Führung eines Vereins sehr viel Handarbeit bedeutet, darum möchten wir einen normalen Vereinstag vorstellen um Ihnen zu zeigen, was unsere aktiven ehrenamtlichen Mitglieder leisten um den Vereinsbetrieb zu bewältigen.

Nehmen wir z.B einen Montagmorgen.

Zunächst einmal wurde einige Tage vorher bestimmt, wer von unseren aktiven Mitgliedern die Leitung in unserem Vereinsbüro und Vereinswerkstatt für diesem Tag übernimmt. Meistens sind es 2-3 aktive Mitglieder, die die Telefonhotline im Vereinsbüro übernehmen und die Anrufe direkt erledigen oder an die ehrenamtlichen Helfer, die von zu Hause aus arbeiten, weiterleiten.

Im Vereinsbüro geht es meistens schon um 9 Uhr los, da viele Vorbereitungen, wie Post, E-Mails oder einfach nur Pflanzen gießen oder kurz durchsaugen auf der Tagesordnung stehen.

Natürlich müssen auch täglich unsere Handbücher, die wir kostenlos an unsere Mitglieder verteilen gedruckt, geschnitten, geklammert, noch einmal geschnitten und gefaltet werden, was für jedes Handbuch ca. 3 Minuten unserer Arbeitszeit in Anspruch nimmt.

Jetzt müssen auch die Neuanmeldungen und leider auch Kündigungen bearbeitet werden. Für diese Arbeiten, zu denen auch Rechnungen schreiben, Buchungen und Pflege des Vereinskontos, Beantwortung schriftlicher Anfragen von Mitgliedern und Nicht-Mitgliedern, Telefonische Benachrichtigungen über die erfolgreiche Reparatur der zuvor abgegebenen Rechnern, ist ein aktives Mitglied schon alleine fast einen ganzen Tag beschäftigt.

Und damit hat der Tag nicht einmal richtig begonnen.

10 Uhr

Um 10 Uhr werden die Telefone und unser Online-Hilfe-Rückruf-Formular freigeschaltet.

Meistens stehen schon jetzt 2-3 hilfesuchende Mitglieder vor unserem Vereinsbüro und möchten Ihre PCs oder Notebooks zu Reparatur bei uns abgeben oder abholen. Gleichzeitig fängt das normale Telefongeschäft an und die Mitglieder treten über unser Supportticket-System, das Online-Hilfe System oder einfach telefonisch mit uns in Kontakt und stellen ihre Fragen, die meist innerhalb einer Stunde beantwortet werden. Jetzt haben wir 3 Stunden Zeit, die zahlreichen Fragen zu beantworten und mit der Reparatur der abgegebenen Rechner zu beginnen.

13 Uhr

Um 13 Uhr endet die erste „Schicht“ unserer Telefon Hotline und wir machen uns fertig um die zuvor angeforderten Hausbesuche bei den Mitgliedern zu erledigen, bei denen eine Online-Hilfe nicht möglich war, da diese nicht mehr ins Internet kommen oder die Ihren PC nicht in unsere Vereinswerkstatt transportieren können.
Meistens sind hier täglich 2-3 aktive Mitglieder mit Rollern oder Motorrädern bis 17 Uhr unterwegs.

17 Uhr

Die zweite Telefon-Hotline-Schicht beginnt. Auch jetzt haben wir wieder 3 Stunden Zeit um den zahlreichen hilfesuchenden Mitgliedern bei Ihren PC-Problemen zu helfen. Auch die Supporttickets, die den Nachmittag über eingegangen sind, werden nun beantwortet, was meistens von den aktiven Mitgliedern, die von zu Hause aus arbeiten, erledigt wird.
Die zu reparierenden PCs werden, wenn die Zeit reicht, fertig gestellt und zur Abholung bereit gemacht. Bevor das Mitglied über die Fertigstellung der Reparatur informiert wird, wird auf dem PC oder Notebook noch ein von uns entwickeltes Programm installiert, welches in ca. 30 Minuten einen automatischen Checkup durchführt, der die Stabilität des reparierten Gerätes misst und uns zeigt, dass die Reparatur erfolgreich war. Außerdem wird jedes Gerät noch einmal von innen und außen gereinigt, da sehr viele Schäden durch Staub und verstopfte Lüfter entstehen.
15-30 Minuten vor Ende der zweiten Schicht wird das Online-Hilfe-Rückruf-Formular deaktiviert, damit wir die aufgelaufenen Anfragen noch vor "Feierabend" erledigen können.

20 Uhr

Das Vereinsbüro wird geschlossen. Aber auch jetzt sind wir noch für unsere Mitglieder da und beantworten noch bis in den späten Abend Supporttickets, die nach 20 Uhr eintreffen.
Da bei unserem Supportticket System keine Rückrufe möglich sind und alles in reiner Textform abläuft, wird diese Form der Kommunikation gerne von Nachteulen genutzt, die auch am späten Abend eine Frage zu Ihrem PC haben. Jedes aktive Mitglied kann Supporttickets über den Admin-Bereich unserer Vereinswebseite übernehmen und diese je nach Dringlichkeit bis zum nächsten Tag aufschieben oder sofort beantworten. Meistens werden die gestellten Supporttickets aber innerhalb weniger Stunden beantwortet, da unser Verein über genügend aktive Mitglieder verfügt, die auch schwierige Fragen noch spät in der Nacht fachmännisch beantworten können.

Manchmal kommt es aber auch vor, dass sehr wenige Mitglieder unsere Hilfe benötigen, darum kann es vorkommen, dass wir das Vereinsbüro und somit auch die Telefon-Hotline vor unseren festen Öffnungszeiten schließen, damit wir die ehrenamtliche Zeit, die unsere aktiven Mitglieder aufbringen, nicht zu sehr strapazieren. Darum weisen wir immer wieder darauf hin, dass es nicht garantiert werden kann, dass das Vereinsbüro immer besetzt ist.

Es kommt aber auch sehr oft vor, dass während unserer Öffnungszeiten so viele Mitglieder und Nicht-Mitglieder anrufen, dass weitere Anrufer nur ein Besetzt-Zeichen am Telefon hören. Darum werden wir in den kommenden Wochen versuchen, Fördermitglieder zu rekrutieren, die die aktiven Mitglieder stundenweise durch die Annahme von Telefongesprächen unterstützen möchten, damit wir zu Stoßzeiten so viele Anrufe entgegen nehmen können wie möglich. Auch über dieses Projekt werden wir Sie in den nächsten Wochen informieren.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit diesem Bericht über einen "normalen" Tag des KPCF zeigen, wie viel Arbeit täglich von den aktiven Mitgliedern bewältigt wird, damit die PCs unserer Mitglieder "rund" laufen.

Ihr KPCF Team

« zurück
Kommentare für Ein "normaler" KPCF-Tag
# 13 von 246454
Interessant, zB auch, dass manches von den Aktiven auch von zu Hause aus erledigt werden kann - sonst müssten eure Räume vermutlich doppelt oder 3x so groß sein. Und dass da jede Menge Arbeit anfällt, wenn Anrufe sogar von jenseits der Grenzen der Republik kommen, ist im Prinzip klar. Nicht schlecht, dass ihr mit diesem Blog mal das deutlich macht. Und wenn dann auch Leute wie ich um Hilfe bitten, deren Kopf irgendwie anders tickt als der der PCFreaks, wirds für euch noch schwieriger.....Meine Fragen kommen gleich!

# 12 von 246297
Hut ab vor Eurer Leistung. Ich bin bis jetzt froh, Eure Hilfe in Anspruch genommen zu haben. Ich bin zufrieden,
nur ist die telefonische Hotline heute anders. Darum schreibe ich auch auf Eurer Seite oder aber über Email.
Nochmals Ihr seid ein tolles Team. Danke, weiter so!!!!

# 11 von 246311
Wenn ich's nicht selbst verschiedene Male erlebt hätte, würde ich nicht glauben, daß es so eine Art von Hilfe gibt. Nach der Lektüre der Nachricht oben ist meine Hochachtung vor den aktiven Mitgliedern, die dazu beitragen, daß bei der dargestellten Beanspruchung alles so gut funktioniert, noch größer geworden. Dank an alle!

# 10 von 246401
Wahnsinn und tolles EngagemenT Wenn ich könnte, würde ich helfen!

# 9 von 246689
Hallo! Ich habe Probleme mit dem Firefox /Windows Vista. Kann das Programm nicht starten, noch löschen, es hilft kein Neustart und die Hilfe im Internet bringt mich nicht weiter.

# 8 von 246690
Ich schätze,die Arbeit sehr und danke hiermit ,dass ihr noch lange uns behilflich sein könnt.
Gruß Angelika Abbas

# 7 von 246758
Hätte nicht über soviel ehrenamtliche Arbeit nachgedacht und werde meine Anliegen auf das Äußerste reduzieren. MfG

# 6 von 246437
Alle Achtung vor Ihrer Leistung, die ich schon bisher bewundert und geschätzt (auch im Freundes- und Bekanntenkreis) habe.
Dass es soviel ist hat mich dennoch überrascht.
Herzlichen Dank an Sie alle!!!

# 5 von 247311
Was für ein Programm muß ich wählen, um an die ID-Nummer zu kommen?

# 4 von 245996
Der Tag ist vollkommen ausgefülltund so nebenbei habt Ihr auch noch einen Job. Hut ab. Bin riesig froh das es Euch gibt . Danke dafür

# 3 von 246211
Das ist ein strammer Tag, sehr gute Organisation damit der Service für uns nicht Fachleute geährleistet ist.
Danke dafür

# 2 von 246347
Das nenne ich aktive Nächstenliebe !!!
Viele ältere und alte Menschen verstehen von der Technik der pc`s nicht viel und oft sind die

# 1 von 246815
Toller Bericht, da ich schon mal eure Räumlichkeiten begutachtet habe, kann ich mir den Ablauf bildlich vorstellen. Ich lese zwischen den Zeilen eine perfekte Organisation, ohne die der ganze Service gar nicht möglich wäre. Alles Gute weiterhin.


« zurück